Grunnliðir í skráningu heimilda

Mismunandi er hvaða upplýsingar, hvernig og í hvaða röð eru skráðar eftir því um hvers konar heimild er að ræða.

Nokkrir grunnliðir koma þó almennt fram í skráningu heimilda og þeir eru (skráðir í þessari röð):

• Nafn höfundar
• Titill verks
• Upplýsingar um útgáfu

Í tilvísunum eru liðir almennt aðgreindir með kommum en með punktum í heimildaskrá.

Í langri tilvísun eru nöfn höfunda skráð með eiginnafni á undan eftirnafni.

Í stuttri tilvísun eru aðeins skráð eftirnöfn höfunda.

Í heimildaskrá er nafn fyrsta höfundar skráð með eftirnafni á undan fornafni.

Í langri tilvísun og í heimildaskrá er skráður fullur titill verks.

Titill heildarverka er skáletraður, titlar hluta úr verki, svo sem greinar úr tímariti eða kafla úr bók, eru hafðir innan gæsalappa.
 

Í stuttri tilvísun eru skráður yfirtitill verks, oftast styttur ef hann er lengri en fjögur orð.

Borg (stundum fylki), útgefandi (ekki í tímaritum) og ártal (stundum nákvæmari dagsetning).

Í langri tilvísun eru upplýsingar um útgáfu hafðar innan sviga.

Í stuttri tilvísun koma ekki fram upplýsingar um útgáfu.

Í heimildaskrá eru upplýsingar um útgáfu ekki hafðar innan sviga.

Þetta er þó ekki algilt og undantekningar eru á öllum reglum. Stundum er röð liða breytt þegar það á við.

Hér má sem dæmi nefna þegar enginn höfundur er skráður fyrir verki. Þá er ritstjóri, stofnun eða jafnvel titill skráður í stað höfundar.

Ýmsar viðbótarupplýsingar eru skráðar þegar það á við. Þetta á til dæmis við um nöfn og hlutverk annarra en höfunda, síðari útgáfur, bindisnúmer, árganga, tölublöð, blaðsíðutöl og vefupplýsingar.

Nöfn ritstjóra 

Ef um heildarverk er að ræða standa nöfn ritstjóra fremst í skráningu. Þegar skráður er bókakafli í ritstýrðri bók koma nöfn ritstjóra fram á eftir titli heildarverks.

Nöfn þýðenda

Koma á eftir titli verks.

Síðari útgáfa

Skráð ef ekki er um fyrstu útgáfu að ræða, afmörkuð með kommum í langri tilvísun en punktum í heimildaskrá.

Bindi

Ef vísað er til margra binda sem tilheyra sama ritsafni er skráður heildarfjöldi þeirra binda sem vísað er til. Ef vísað er til eins ákveðins bindis er gefið upp númer eða titill þess bindis.

Árgangar og tölublöð

Koma fram strax á eftir titli tímarita, bæði í langri tilvísun og heimildaskrá. Árgangur er óskáletraður strax á eftir titli og tölublað skráð fyrir aftan kommu. Útgáfuár er í sviga á eftir tölublaði, stundum kemur fram árstíð eða mánuður útgáfu. Fyrir kemur að upplýsingar um árgang eða tölublað vantar.

Blaðsíðutöl

 Í tilvísunum er skráð nákvæmt blaðsíðutal þess efnis sem vísað er til, hvort sem um er að ræða tímaritsgrein, bók eða bókakafla. Í heimildaskrá kemur fram heildarblaðsíðutal tímaritsgreina og bókakafla, ekki er skráð blaðsíðutal í bókum. Ef ekki kemur fram blaðsíðutal í rafrænu efni skal reyna að gefa til kynna staðsetningu, til dæmis með því að skrá undirkafla eða ákveðna hluta greinar.

Vefupplýsingar

Þegar um rafrænar heimildir er að ræða er það gefið til kynna með því að bæta DOI-númeri eða vefslóð aftast í skráningu heimildar. Þetta á bæði við í löngum tilvísunum og heimildaskrám en er ekki nauðsynlegt í stuttum tilvísunum. Sótt af-dagsetning er aðeins skráð ef þess er krafist af útgefanda eða fræðasviði. Oft er þess krafist að nemendur skrái þessar upplýsingar í heimildaskrár verkefna sinna.

Í fyrri útgáfum Chicago var mælt með því að skrá „ibid“ þegar vísað var til sömu heimildar tvisvar sinnum eða oftar í röð.

Chicago mælir nú gegn því að „ibid“ sé notað nema kennarar eða tímarit óski sérstaklega eftir því.